【裏技!?】便利ツールのご紹介

こんにちは。代表の小林です。

今日は業務のご紹介ではなく、番外編として、弊社が導入しているクラウドツール、デジタルツールなど、業務効率アップのために導入しているものをご紹介させて頂きます。

ご興味のある方は、お気軽にお問い合わせ下さい。

使い方やメリット・デメリットをユーザー目線でお伝えさせていただきます。

　　　

（1）なんと言っても、毎日何回も行う【連絡ツール】

メールがメインにはなりますが、社内でのスタッフ間の連絡はChatWorkを採用しています。LINEを使っていたのですが、プライベートと仕事を切り分けるためや、業務的な使い勝手など考慮し、採用いたしました。

現在、場合によってはお客様にもご利用いただき、日々のやり取りをChatWorkで行わせていただくケースも増えてきました！

　

　

（2）デジタルデータは会社の財産【ファイル管理ツール】

こちらは、クラウドコンテンツ管理 / クラウドストレージサービスのboxを使っています。クラウド上にファイルを保管しておくサービスですが、なんと容量が無制限！

バックアップとして保管するだけでなく、フォルダやファイルごとにダンロード用URLが発行できたりもするので、ギガファイル便なども使わなくてなりました。

また、ファイルの全文検索なども出来るので、過去の作業ファイルにアクセスする時間も大幅に短縮することができました。

また、スマホのアプリケーションもあるので、自宅でもどこでもファイルにアクセス出来るようになりました！

　

　

（3）数字のミスは会社の信用問題!?【請求等伝票ツール】

こちらは、脱エクセルでMoneyForwardというサービスを使っています。

エクセル等では、数式の崩れなども多く、そういったミスをなくすため、当サービスの導入を行いました。

おかげさまで、請求書の発行には窓付きの封筒を使うようになり、ラベルシールなどの出力業務も無くなり、大幅に業務効率がアップしました！

　

　　

（4）作業効率上がるなら、3つでも4つでも！！【マルチディスプレイ】

弊社では、ノートパソコンを全スタッフに支給しております。外出先などでの作業はノートパソコンで行っておりますが、事務所での作業の際は、全社員デュアルモニターもしくは30インチ以上の大型モニターにて作業を行っております。

一部調査データによると、マルチディスプレイて作業を行うことで、業務効率が最大140%になるそうです。

これはすぐにやるべき！！

　　

　

（5）無理なお願いはやめましょう！【タスク管理ツール】

弊社では、全社員がリアルタイムで行っている業務やタスクを見える化するために、Trelloというサービスを導入しております。

こちらは、視覚的にタスクを移動させたり、担当者・期日を簡単に変更することができ、全スタッフの作業状況を常にチェックできます。

そのため、無理なお願いなどがチーム内から無くなり、常に相手の状況を考えながらコミュニケーションを取れるようになりました。

　　

　

（6）同時に何人でも編集可能！？【脱エクセル表計算ツール】

複数人で触る可能性のあるエクセルファイルは、基本的にはGoogleの提供するスプレッドシートを活用することで、同時入力やタイムラグによる保存漏れや上書き保存のミスなどを防ぐようにしています。

　　

　

（7）1つのアプリですべての打ち合わせを！【議事録ツール】

まだまだ全スタッフでの活用には至ってませんが、Evernoteを一部スタッフが使用し、議事録の管理、共有等の作業をテスト中です！

　

　

と言った内容で、弊社は常に新しいツールの導入を積極的に行い、業務効率の改善を目指しております。

まだまだ一部の紹介になりますので、また別のツールについては日を改めてご紹介いたします！