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こんにちは、ディレクターの清瀬です。
秋はイベントが多くなる季節ですが、今年はコロナも落ち着いたことで、週末になると県内いろんな場所でイベントが開催されていますね。
パークでも、様々なお客様のイベントのサポートをさせていただいています。
イベントと一言でいっても、環水公園や富山駅などで開催されているような一般顧客向けのものだけではなく、展示会やお客様感謝祭、経営指針会、株式総会、学会、セミナーなど、あらゆるイベントの企画提案・運営サポートを手掛けています。
イベントを開催する時に、お客様が一番心配されるのが「集客ができるかどうか？」。
そして、来場された方が満足のいくイベントになるかどうか？です。
多くの人が来場し、来場者も主催者も誰もが満足できればイベントは大成功！になるわけですが、そのためには事前の企画立案や入念な準備が必要になります。
イベントを企画するために重要な3つのポイント
◇ポイント１：目的をしっかり定める
開催の目的が曖昧なイベントは、多くの場合失敗します。
イベントを成功させるために、まず大事なのは「何のためにイベントをするのか？」を明確にすること。
- ターゲットは誰か？ →地域の方向け、お客様感謝祭、社員向けなど
- 何を目的として行うのか？ →認知拡大、社員のモチベーションアップ、新商品告知など
この2点を明確にすれば、「何を」「どのように行う」といった具体的な企画の道筋が見えてきます。
万一、途中で目的が曖昧になったり、ブレが生じてきたら「どうしてこのイベントをやるのか？」に立ち返ってみましょう。
◇ポイント２：予算計画
イベントの目的が決まったら、予算を決めましょう。
予算を決めずに進めてしまうと、あっという間に経費は膨れ上がります。
これまで様々な企業のイベントサポートをしてきた経験上、たとえ予算を決めていたとしても、気が付いたら予算オーバーになっていたということがほとんどです。
集客のためと、安易にコンテンツ（企画内容）を増やすのではなく、決められた予算内で出来るよりよい企画を立案するのがベスト。
少し余裕があるようならば、もしもの時に備えて予算の10％程度の予備費を設けておくと安心です。
◇ポイント３：開催会場を決める
開催場所の選定は重要です。
・お客様感謝祭なので自社駐車場で開催する
・親子連れがターゲットのイベントなので環水公園で
など、目的に合った規模で、かつより多くの人を集客できる場所を選ぶことが大切です。
ここで忘れてはいけないのが、開催場所・イベント内容によっては、行政や消防などに「申請書」を提出しなければならないということ。
受理されるまで数週間かかるものもあるため、早めに着手しないとイベントの開催自体が危ぶまれます。
そのため、イベントを行う場合には、少なくとも2～3か月前から行動するのがおすすめ。
特に、駅前や公園、街なかなどの人気の会場は早々に埋まってしまうことが多いため、半年間以上の準備期間を取り、余裕を持ってスタートしましょう。
自己満足で終わらないイベントを企画しよう！
イベントを開催するにあたって、やならなければならないことは多数あります。
企画立案、イベント準備、集客のための広告出稿など、それらを毎日の業務をこなしながら、自社だけで行うことはとても大変です。
「申請を忘れていた・間に合わない」となれば法律違反になってしまいますし、準備が整わないまま開催日を迎えてしまっては、いいイベントにはなりません。
そして何より大事なのは、「来場者に喜んでもらえるイベント」にすることです。
自己満足で終わらないイベントを企画するためにも、私たちが地域や生活者の目線に立った客観的な視点で、課題提起から企画立案・運営まで、トータルでサポートいたします。
今回は企画のポイントについてお伝えしましたが、イベントを成功させるコツはまだまだあります。
このブログだけでは書ききれないので、気になること、ご相談のある方は、お問い合わせフォーム（https://parkinc.co.jp/contact/）よりご連絡ください。